Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Организация закупок является ключевым фактором для успешного бизнеса, независимо от его масштаба. Для малых компаний подобные задачи обычно выполняются руководством и их ассистентами, но с увеличением предприятия такой подход становится неоправданным, поскольку требует слишком большого количества времени и человеческих ресурсов. В таком случае лучшим решением будет автоматизация процесса закупок. В данной статье мы расскажем, что это такое и почему использование автоматизированной системы станет значительным преимуществом для вашего бизнеса.

Автоматизированные закупки – это процесс выполнения закупок на предприятии с помощью специальной программы, которая позволяет оперативно собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять их план, формировать договоры и тендерные документы, а также согласовывать сроки поставок. Это позволяет повысить эффективность работы отдела закупок и компании в целом.

Основным преимуществом автоматизации закупок является сокращение затрат на 15–16% и ускорение закупочного процесса на 20–30%. При этом автоматизированная система отслеживает все этапы закупки, что помогает руководству компании видеть деятельность сотрудников и поставщиков и понимать, насколько эффективно они работают. Кроме того, при автоматизированной форме организации закупок данные аккумулируются в одном месте, а документация находится в полном упорядоченном комплекте, что минимизирует риски потери нужной информации.

Также автоматическая организация процесса закупок позволяет компании увеличить количество поставщиков и создать между ними конкуренцию, что может привести к предложениям на более выгодных условиях без ущерба для качества. Это благотворно влияет на развитие фирмы.

Однако, основным недостатком автоматизированных закупок является необходимость обучения сотрудников работе с системой. В небольших фирмах это можно сделать легко, но в крупных компаниях с филиалами в разных городах это может быть сложнее. Организации, которые специализируются на установке и внедрении таких систем, обычно предоставляют презентации и гайды по работе с ними.

Как пример, автоматизация складского хозяйства в компании «Вимм-Билль-Данн» привела к сокращению количества возвратов продукции на практически вдвое, увеличению количества обрабатываемых в сутки заказов на треть и росту показателя точности работ с 77% до 99%.

Каждая компания имеет свои уникальные бизнес-процессы, которые необходимо учитывать при внедрении автоматизации. В этом случае, возникает необходимость использования различных систем для организации автоматической закупки. Например, если головной офис компании использует SAP, а филиал в другой стране работает на 1С ERP, то для эффективного автоматизирования закупок необходимо провести доработки и наладить интеграцию между двумя системами. Конечно, можно использовать локальные базы данных, но данное решение имеет свои недостатки, такие как:

• Конфиденциальная информация рискует быть утеряна или скомпрометирована. Киберпреступления стали обыденностью, а защита самых известных баз данных ни в коем случае нельзя считать надежной.
• Руководитель не сможет быстро найти информацию о тендерах, сроках и результатах. Это достаточно существенный недостаток, так как оперативность в бизнесе играет важную роль.
• Коммуникация с поставщиками ведется посредством электронной почты и телефона, что не позволяет сохранить полную историю взаимоотношений с партнерами. Данная информация является важной как для анализа результатов сотрудничества, так и для решения конфликтов с бизнес-партнерами.
• Необходимо каждый раз создавать новые документы и письма, отсутствует систематизированное хранилище шаблонов и типовых документов. Это отнимает много времени, которое можно было бы использовать более продуктивно.

Следовательно, использование локальных баз данных подходит только для начинающих предпринимателей. Это просто и удобно в использовании, однако при расширении бизнеса теряет свою актуальность. Вместо этого, все быстрорастущие компании применяют автоматизированные системы организации закупок, которые помогают решить все вышеперечисленные проблемы.

Особенности внедрения систем

Когда речь заходит о внедрении системы автоматизированной организации закупок, следует учитывать несколько этапов. В первую очередь, необходимо провести исследование бизнес-процессов в компании, что позволит грамотно спланировать разработку и проектирование системы. Также не стоит забывать о программном обеспечении фирмы, на которое должны быть выдвинуты определенные требования для эффективной работы системы. Тем не менее, специалисты по внедрению автоматизированных закупок учитывают все эти моменты и могут подобрать индивидуальное решение.

После установки системы автоматизированной организации закупок в компании необходимо организовать обучение сотрудников работе с системой. Доступ к системе может быть предоставлен как всем пользователям, так и только нескольким администраторам, отвечающим за организацию закупок в предприятии. Если компания имеет несколько подразделений, то такая система должна быть растиражирована на каждое из них. Оптимальным решением является запуск системы в тестовом режиме в первое время. Это позволит сотрудникам более детально ознакомиться с новшеством без лишней спешки, а руководству - убедиться в качестве работы системы.

Сложность процесса внедрения системы автоматизированной организации закупок может показаться чрезвычайно высокой. Однако, компании, занимающиеся разработкой и внедрением подобных систем, располагают отделом технической поддержки, где можно получить помощь по профильным вопросам. Гланое - правильно выбрать проверенного поставщика услуг и обратиться к нему за помощью.

Фото: freepik.com